En nuestro egunero del lunes hablábamos de servirnos de la comunicación entre las personas para sembrar futuro, en concreto, de las características de la comunicación para que la misma sea una siembra de futuro.
Hoy estamos en una parte del esquema del ner, el nuevo estilo de relaciones, que guarda relación con la comunicación: «Experiencia compartida».
Ahora, en este egunero, hablamos también de invertir tiempo en compartir experiencias entre todos. En concreto, de invertir tiempo en hacer las adecuadas reuniones, aquellas que aumentan la eficiencia de toda la organización y consiguen hacerla avanzar hacia su meta.
La organización en el nuevo estilo de relaciones está basada en las personas, como ya conoces. No es un nombre, o una realidad abstracta o una masa indiferencia de personas a las que unas pocas representan de vez en cuando. En consecuencia, una organización con un nuevo estilo de relaciones es más eficiente si cada una de sus personas puede aportar más, porque son más sus oportunidades y porque pueden evolucionar sus capacidades.
«Invertir el tiempo» no es «gastar el tiempo». «Invertir» no es «gastar». La idea de que hablar no es productivo tiene algún arraigo y como alguna muestra de ello valen diversas afirmaciones sencillas de todos conocidas. ¿Cuántas veces hemos oído decir «¡venga!, menos hablar y más hacer» o «del dicho al hecho hay un gran trecho»?
En el nuevo estilo de relaciones, el ner, es clave la experiencia compartida a través del trabajo en equipo y la comunicación que el mismo genera. Es clave para el funcionamiento de la organización, desde el diario hasta las metas a medio o largo plazo. De esta forma, es muy fácil saber si una reunión es «gasto» o es «inversión». Y una reunión adecuada es el mejor camino para que los dichos se conviertan en hechos.
Con el fin de explicar esta clave de la mejor manera posible, vamos a ceder la palabra a Koldo Saratxaga, además de por la claridad y motivación que aporta lo que dice, por su inigualada experiencia en este terreno ―experiencia que hemos visto reflejada hasta en titulares, cuando Belén Ferreras presentaba a Koldo como el «gurú del trabajo en equipo»―:
Con ese conocimiento, con nuevas informaciones, con una visión amplia y clara sobre el proyecto, la capacidad de aportación de las personas es asombrosa y, en la misma medida, el incremento de sus conocimientos.
Quiero añadir que no he visto nunca estos mismos resultados excepcionales ―ni creo que sea posible obtenerlos― en las organizaciones piramidales donde se participa muy poco o nada en el origen de cualquier acción/decisión y donde se tiene una capacidad muy limitada para la modificación de estas mismas acciones o decisiones.
Tengo el convencimiento de que la máxima creación de conocimiento proviene del trabajo en equipo; es decir, de la experiencia compartida.
¡Un horizonte muy elevado! ¿Cuántas personas en las organizaciones corrientes poseen un conocimiento de esta calidad que nos está presentando Koldo Saratxaga en el nuevo estilo de relaciones? «Una visión amplia y clara sobre el proyecto» y para todas las personas, de forma que orienta las decisiones individuales y hace que toda una organización haga eficaces sus esfuerzos.
Esta visión amplia se va concretando en el horizonte de cada día y semana gracias a los momentos de reunión que permiten compartir la experiencia y el estado de la marcha del proyecto e ir definiendo los avances hacia la meta.
Hoy queremos fijarnos en una reunión especial para toda la organización, a la que a veces se invita a clientes y proveedores. Es la reunión semanal del comité de planificación. La compartimos en palabras de Koldo Saratxaga en su libro Un nuevo estilo de relaciones. Para el cambio organizacional pendiente.
El Comité de Planificación, por tanto, está compuesto por representantes de los equipos mencionados, quienes a su vez, de alguna forma, representan a clientes y proveedores, a los que, si es necesario ―y lo es en momentos específicos―, hay que invitar a asistir a la reunión semanal.
En esta reunión se planifican tanto las entradas en producción como las salidas a clientes en función de los compromisos adquiridos, a fin de que quede garantizado al máximo el cumplimiento de los mismos. Suele ser habitual concretar de forma definitiva la semana más uno (S+1) y orientar las que se crea conveniente (S+2), (S+3), etc. El número de semanas que se definan dependerá de las necesidades de adaptación técnica y de los aprovisionamientos.
El compromiso con la acción de los diferentes equipos requiere una comunicación fluida entre las diferentes personas, dentro del marco de la visión y los objetivos acordados en el Comité de Planificación.
He asistido a cientos de estas reuniones en diversos lugares y dedicado una parte importante de mi tiempo a conseguir que las personas entiendan su importancia y su necesidad. Esto llega cuando las han vivido, sufrido y disfrutado.
Considero que estas reuniones y su misión son imprescindibles para el éxito del nuevo estilo de relaciones, como también que la consolidación del cambio organizativo requiere situar al cliente en el centro de la organización.
Ves que desde el calificativo de «necesarias» hemos pasado al de «imprescindibles» para estas reuniones que impulsan la marcha de la organización. ¿Podríamos llamarlas el corazón del proyecto? No estaríamos muy desencaminados, porque igual que el corazón impulsa la vida de un organismo, el acuerdo entre las personas del comité de planificación impulsa las decisiones y la actividad de los equipos.
Es una reunión semanal que, al igual que otras reuniones, permite a las personas saber cómo va el marcador, cómo avanza el proyecto y tomar las decisiones adecuadas. Toda esta información no es letra y papel, sino fuente de motivación. Lo explica muy bien Koldo en su libro, en el capítulo «Experiencia compartida» que hoy estamos citando:
Hace tiempo empleaba mucho una frase que decía: «Lo que no se mide, no se sabe si mejora, y lo que no mejora se pudre». Ahora utilizo el ejemplo del fútbol. No se puede implicar, motivar y ganar la Liga si los jugadores y su entorno no saben si han ganado o perdido el partido de la semana, si no saben cómo han quedado sus competidores y si no saben cuál es su posición en la clasificación.
¿Hay mejor inversión en materia de comunicación que aquella que logra unir cada vez más y mejor a las personas que comparten un proyecto?
